Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu eKlientowo dostępnego pod adresem https://eklientowo.pl.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu jest:
[OPERATOR E-KLIENTOWO]
[ADRES]
[NIP / REGON – jeżeli dotyczy]
E-mail: eklientowo@wp.pl
Dane operatora zostaną uzupełnione przed rozpoczęciem komercyjnego świadczenia usług za pośrednictwem eKlientowo.
eKlientowo jest narzędziem wspierającym obsługę klientów. System umożliwia w szczególności importowanie wiadomości z Gmaila, organizowanie zgłoszeń, ich klasyfikowanie, przypisywanie pracownikom, prowadzenie historii obsługi oraz korzystanie z funkcji sztucznej inteligencji.
W zależności od sposobu korzystania z systemu mogą być przetwarzane:
Zakres danych zależy od danych przekazywanych do systemu przez użytkownika oraz od sposobu korzystania z poszczególnych funkcji.
eKlientowo może korzystać z integracji z usługą Gmail za pośrednictwem Google API.
W ramach integracji system korzysta z uprawnień umożliwiających:
System może przetwarzać między innymi nadawcę, odbiorcę, temat, treść, datę wiadomości oraz informacje niezbędne do prawidłowego powiązania wiadomości z odpowiednim zgłoszeniem.
Uwierzytelnienie integracji Gmail odbywa się za pośrednictwem mechanizmu OAuth Google. Token autoryzacyjny wymagany do utrzymania połączenia z kontem Gmail jest przechowywany na infrastrukturze serwisu z ograniczonymi uprawnieniami dostępu.
eKlientowo wykorzystuje API OpenAI do wybranych funkcji wspierających obsługę klienta.
W szczególności system może przekazywać do usługi AI dane niezbędne do:
W przypadku analizy wiadomości system może przekazać do API między innymi nadawcę, temat oraz treść wiadomości. Przy przygotowywaniu odpowiedzi może być również przekazywana wcześniejsza analiza zgłoszenia.
Funkcje AI mają charakter pomocniczy. Wygenerowana odpowiedź jest odpowiedzią roboczą i powinna zostać zweryfikowana przez użytkownika przed jej wysłaniem do klienta.
eKlientowo korzysta z platformy API OpenAI. Zgodnie z aktualnymi zasadami OpenAI dane przesyłane przez klientów korzystających z API nie są domyślnie wykorzystywane do trenowania modeli. Zasady retencji danych mogą zależeć od aktualnych zasad oraz konfiguracji usługi OpenAI.
W przypadku gdy użytkownik wykorzystuje eKlientowo do obsługi własnych klientów, wiadomości i inne informacje wprowadzane przez użytkownika mogą zawierać dane osobowe osób trzecich.
W takim przypadku użytkownik może występować jako administrator danych swoich klientów, natomiast operator eKlientowo może przetwarzać te dane na rzecz użytkownika jako podmiot przetwarzający.
Zakres i zasady takiego przetwarzania powinny zostać określone w odpowiedniej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeżeli jest ona wymagana przez obowiązujące przepisy.
Użytkownik odpowiada za zgodność z prawem danych przekazywanych do systemu, w tym za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej ich przetwarzania.
Dane mogą być przetwarzane w celu:
W zależności od konkretnego celu przetwarzanie danych może odbywać się w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, a w przypadkach wymagających zgody – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
W przypadku danych klientów użytkownika podstawę prawną przetwarzania określa co do zasady administrator tych danych, z uwzględnieniem charakteru konkretnego przetwarzania.
Dane związane z działaniem systemu mogą być przechowywane na infrastrukturze serwerowej wykorzystywanej przez eKlientowo.
System przechowuje między innymi informacje dotyczące zgłoszeń, historii zmian, powiązań z wiadomościami Gmail, notatek, przypisań pracowników oraz odpowiedzi.
Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zgromadzone, a następnie przez okres wymagany do rozliczenia, zabezpieczenia roszczeń lub realizacji obowiązków prawnych, zależnie od charakteru danych.
Dane mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom wspierającym działanie systemu, w szczególności dostawcom:
Dane mogą być również ujawniane organom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
W związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców technologicznych dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowane są mechanizmy wymagane przez obowiązujące przepisy dotyczące transferu danych osobowych.
Operator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.
W szczególności system wykorzystuje mechanizmy ochrony sesji użytkownika, ograniczenie dostępu do danych uwierzytelniających oraz zabezpieczenia infrastruktury serwerowej.
W zakresie przewidzianym przez RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:
Osoba, której dane dotyczą, może również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
eKlientowo wykorzystuje pliki cookies i mechanizmy sesji niezbędne do prawidłowego działania systemu, w szczególności do utrzymania zalogowanej sesji użytkownika i zapewnienia bezpieczeństwa.
Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce. Ograniczenie niektórych cookies może wpłynąć na działanie części funkcji serwisu.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z operatorem:
[OPERATOR E-KLIENTOWO]
E-mail: eklientowo@wp.pl
E-mail ds. ochrony danych: eklientowo@wp.pl
Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian funkcjonalności eKlientowo, sposobu przetwarzania danych, wykorzystywanych dostawców, technologii lub przepisów prawa.
Aktualna wersja dokumentu będzie dostępna w serwisie eKlientowo.
Niniejszy dokument opisuje zasady ochrony danych związane z korzystaniem z eKlientowo. W zakresie, w jakim przepisy prawa wymagają dodatkowych uzgodnień lub dokumentów, zastosowanie mają odpowiednie przepisy oraz indywidualne ustalenia pomiędzy stronami.
W szczególności zasady przetwarzania danych klientów użytkownika mogą wymagać zawarcia odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.